Обновления программ электронной отчетности.

Электронные первичные документы имеют юридическую силу

Сотрудники киевской ГФСУ отметили, что электронная версия документа со всеми обязательными реквизитами подписанная с помощью ЭЦП будет считаться оригиналом электронного документа. Об этом можно прочитать в письме 07.04.2016 г.. №2849 К 26-15-13-02-15.

первичка в электронном виде имеет юридическую силу, если подписана с помощью ЭЦП

Это очень удобно, не нужно теперь хранить первичные документы в бумажном виде. Например, для ФОП - еднищиков первичные документы,  на основании которых заполнялась Книга доходов и расходов, должны хранится на протяжении 1095 с дня подачи декларации плательщика единого налога. Насколько удобнее будет хранить их в электронном виде!

Если отправлять такой документ многим адресатам или хранить копии на разных носителях (ноутбуках, флешках и т.п.), то каждый экземпляр будет также 
считаться оригиналом. Когда автор создает одинаковые по информации и реквизитам бумажный  и электронный документ, то каждый из них имеет одинаковую юридическую силу и считается оригиналом

Какие требования к оригиналу электронного документа?

Во-первых, должно быть возможно доказать его подлинность  и целостность согласно законодательства Украины. Во-вторых, при необходимости 
документ нужно будет предъявить для просмотра электронный вид, бумажная копия) в определенных законодательством случаях. В-третьих, такой документ подписан с помощью ЭЦП, которая приравнивается к подписи или печати.

Требования к такой цифровой подписи следующие:

  • ЭЦП подтверждена с использованием усиленного сертификата ключа с помощью надежных средств цифровой подписи. Получить ЭЦП можно как платно, так и бесплатно (АЦСК ИСД ГНС, АЦСК Приватбанк). Тут перечень АЦСК, где вы сможете получить ЭЦП. 
  • во время подписания использовался усиленный сертификат ключа, действующий на момент наложения электронной цифровой подписи. Т.е даже если срок действия того сертификата, которым был подписан документ (например, акт или другая первичка) закончится, то все равно подписанный им электронный документ будет иметь юридическую силу
  • личный ключ подписывающего соответствует открытому ключу, указанному в сертификате. 

Таким образом, отрицать юридическую силу такого электронного документа только на основании того, что он электронный нельзя! 

Хранение электронных налоговых накладных

Недавно налоговикам задавали вопрос (Государственная фискальная служба Украины, Вопросы-ответы  от 20.04.2016) о порядке хранения налоговых накладны и расчетов корректировки в электронном виде для последующего предоставления их для проверки контролирующим органам. 

Контролеры во время проверок имеют право требовать копии первичной документации, которая хранится в электронном виде.  В письме ДФСУ от 05.05.2016 сказано, что налогоплательщики которые ведут документацию в электронном виде (учет расходов и доходов, первичка, финансовая отчетность, регистры бухучета и т.п) должны при проведении проверок дать должностным лицам по их требованию копии документов, которые относятся к предмету проверки.

Было разъяснение от ГФСУ где отмечается, что хранить электронные документы нужно на электронных носителях так, чтобы можно было проверить их целостность. 

Оригиналами электронных налоговых накладных и расчетов корректировки считается электронный документ, который содержит обязательные реквизиты и подписан с помощью ЭЦП приравненной к собственной подписи.

Во время проведения проверки плательщики НДС обязаны предоставить контролерам доступ к таким электронным носителям информации, а в случаях, определенных законом, также предоставить копии налоговых накладных и расчетов корректировки к налоговым накладным, заверенные в порядке, установленном законодательством.

Где можно подписать документы (например первичные, акты, счета) с помощью ЭЦП ?

электронный документ

В сервисе ]]>IFIN]]> не так давно появилась возможность обмена актами выполненных работ. Т.е вы можете как подписать такой документ и сохранить у себя на компьютере, так и отправить контрагенту.

Сервис "ПАПКА24"  бесплатный обмен документами.

Также можно воспользоваться бесплатной программой "Користувач ЦСК". Подписывает любые документы с помощью ЭЦП. Есть также функции шифрования и проверки электронной подписи.

При проверке (п. 85.4 НКУ) сотрудники контролирующих органов должны получить доступ к заверенным копиям бухгалтерских, первичных финансово хозяйственных и  других документов, которые могут свидетельствовать о занижении или сокрытии налогов, платежей, сборов, различных нарушениях в законодательстве. Копии таких документов заверены налогоплательщиком или его должностными лицами с помощью подписи и печати (если есть).

Если такие документы у вас хранятся в электронном виде (подписанные ЭЦП), то для того,  чтобы предоставить их для проверки -  можно просто распечатать документы на бумаге предъявить бумажную копию.

Итак, сотрудники ГФСУ делают  вывод, что если документы в электронном виде (например первичные документы, акты) оформлены согласно требованиям законодательства Украины (см. выше), то такие документы будут иметь юридическую силу.

Иначе, если первичные документы в электронной форме, которые связаны с начислением и уплатой налогов и сборов составлены неправильно, без учета вышеописанных требований необходимых для их признания, то такие документы могут быть непризнанными.

Воскресенье, 17 апреля, 2016