Шифры для заполнения электронной отчетности

Поскольку электронная отчетность — это набор файлов, созданных в формате xml, то определенные ее строки заполняются при помощи шифра. Рассмотрим ключевые параметры электронной отчетности, которые являются объектом самого пристального внимания ДФС

Технология создания и принятия электронной отчетности базируется на четком выполнении шагов, последовательность которых запрограммирована. Именно благодаря этому орган ДФС может легко проверить правильность составления деклараций и отчетов. Но, к сожалению, если допущена ошибка в оформлении электронной отчетности, то исправить ее возможно только после отказа ДФС в принятии документов.

Поскольку электронная отчетность представляет собой набор файлов, созданных в формате xml, то некоторые ее строки заполняются при помощи шифра. Описание порядка параметров шифрования электронной отчетности содержится в нормативном документе — Формате (стандарте) электронного документа отчетности субъектов хозяйствования, утвержденном приказом МДЗ от 29.11.2013 № 729. Все ключевые параметры электронной отчетности формируют название файла (а каждый документ — отдельный файл).

Рассмотрим электронную отчетность как набор ключевых параметров, которые первыми попадают «под прицел» аппаратного комплекса налогового органа.Один

Код ДПІ

Налогоплательщик должен безошибочно определить параметры своего налогового органа. Код территориального органа получателя, в который подают оригинал или копию документа, является началом названия файла и имеет четыре символа.

Первые два приходятся на код области, на территории которого расположен территориальный орган получателя (значение элемента C_REG до двух символов).

Вторые два символа — код административного района, на территории которого расположен территориальный орган получателя (значение элемента C_RAJ до двух символов).

Кроме того, в конце названия файла тоже есть данные о коде территориального органа — получателя налоговой отчетности (тоже четыре символа). Зачем это нужно? Чтобы различить, о чем идет речь — об оригинале электронного документа или об его копии. Именно поэтому этот элемент в конце файла называется C_STI_ORIG. Если плательщик налога подает оригинал, то коды в начале и в конце файла будут совпадать.

У начинающих возникает вопрос, где брать коды.

Во-первых, каждое программное обеспечение для работы с электронной отчетностью содержит набор справочников кодов, в том числе и налоговых органов. Неправильно указанный код приводит к отказу в приеме электронного документа, о чем сразу же сообщают в первой квитанции.

Во-вторых, справочники кодов обнародует ДФС на своем официальном сайте, откуда их можно загрузить в свои справочники на компьютере.

Внимание: важно следить за обновлениями, которые обычно происходят по результатам реорганизации территориальных органов ДФС (или любого другого контролирующего органа)

Код документа и его версии

Этот ключевой параметр можно распознать по названию C_DOC. Для юридических лиц значение этого элемента всегда начинается с заглавной латинской буквы J, для физических лиц — F. Если в отчетности есть приложения, то каждое приложение имеет свой набор символов. Например, J0200118 — это код налоговой декларации по НДС, а J0200516 — код одного из приложений к ней. Со справочником отчетных документов можно ознакомиться на сайте ДФС. Иногда код документа называют идентификатором формы. Надо помнить, что одна и та же декларация, но за разные отчетные налоговые периоды будет иметь разные идентификаторы.

Более подробно о коде документа здесь>>>

Тип отчетного периода документа

С типом отчетного периода надо быть осторожным. Название элемента выглядит так: PERIOD_TYPE. Тип периода обозначают цифрами: 1 — месяц, 2 — квартал, 3 — полугодие, 4 — 9 месяцев, 5 — год). Для летнего периода достаточно в соответствующем поле PERIOD_YEAR указать четырьмя цифрами год.

Кроме этого, в квартальной и годовой деклараций будут разные идентификаторы. Поэтому если налогоплательщик напутает и поставит неправильный код, к сожалению, такая декларация будет считаться непринятой (или принятой, однако такой, которая содержит ошибку). Ответственность за правильность этого параметра практически во всех случаях несет плательщик налога. Согласно пункта 49.9 Налогового кодекса (НК) декларация должна быть принята при условии соблюдения плательщиком требований, в том числе и статьи 48 НК, а именно обязательных реквизитов (п. 48.3 НК). Среди перечисленных там обязательных реквизитов кода (идентификатора) формы отчетности нет. Но это не означает, что за путаницу с этими кодами не будет ответственности.

Понятно, что ситуации, когда неправильный идентификатор отчетности появляется по вине налоговиков, маловероятны. Поэтому делаем вывод: подобная ошибка плательщика приравнивается к несвоевременного представления отчетности (если она не было исправлена до наступления предельных сроков подачи).

Состояние документа

Это один из самых важных параметров. Существует три состояния документа:

  • отчетный;
  • новый отчетный;
  • уточняющий.

Более подробно о состоянии электронного документа здесь >>>

Номер документа

Благодаря этому параметру создают несколько документов одного типа в одном отчетном периоде. Один из примеров — когда субъекты хозяйствования розничной торговли подакцизными товарами имеют несколько пунктов продажи товаров в разных административно-территориальных единицах. Хотя эти территориальные единицы имеют разные коды КОАТУУ, но их обслуживает один контролирующий орган. В этом случае плательщики акцизного налога отмечают адреса пунктов продажи товаров в Декларации, заполняют приложения к ней отдельно по каждому коду ОКВЭД.

Еще одним примером можно назвать такие формы отчетности, которые имеют ограниченное количество строк и при необходимости подаются в нескольких экземплярах. Это и реестры выданных и полученных налоговых накладных и отчетность, и, например форма № 1ДФ.

Также дополнительные номера могут иметь приложения к декларации, описывающих каждый объект собственности отдельно.

Нулевой номер электронной отчетности со статусом «Новый отчетный» и «Уточняющий» присваивают только «Отчетному» документу, который является первым и единственным в отчетном периоде. Как «Новый отчетный» и «Уточняющий» электронные документы могут иметь порядковые номера 1, 2 и далее. Законодательство не предусматривает ограничений по количеству представления таких отчетностей.

Перечень связанных документов

Этот параметр называется <LINKED_DOCS>. Его следует употреблять, когда в отчетности есть приложения, которые подают пакетом с основной декларацией.

Пакетом отчетных документов называется перечень документов одного типа или различных типов, которые подает налогоплательщик в одном отчетном периоде. Пакет должен содержать основной документ отчетности и необходимые приложения к нему. В основном документе есть ссылки на приложения, а в приложениях, соответственно, - на основной документ. Типы связи обозначают цифрами: 1,2,3.

Ключевые слова: