Отчет по ЕСВ можно отправлять по почте при условии, что у страхователя количество застрахованных лиц не превышает 5 и не позднее чем за 10 дней до истечения предельного срока подачи отчета.
Наказом Міністерства фінансів України від 14.04.15 р №435, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України від 23.04.2015 №460/26905, затверджено Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування та його форма (далі Порядок). Цей Порядок набув чинності з 30.04.2015 року. Отже, за травень 2015 р. звітувати потрібно за новими формами.
Пунктом 1 розділу ІІІ Порядку визначено, що страхувальники - юридичні особи та фізичні особи підприємці, які використовують працю фізичних осіб на умовах трудового договору чи за цивільно-правовими договорами, мають подавати звітність з ЄСВ щомісячно, протягом 20 календарних днів, що настають за останнім днем звітного періоду за формою згідно з Додатком 4 до Порядку.
Слід звернути увагу платників податків на те, що звіт до фіскальних органів подається страхувальником або відповідальною особою страхувальника за місцем взяття на облік у фіскальних органах в один із таких способів:
засобами електронного зв'язку в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису відповідальних осіб у порядку, визначеному законодавством (у разі подання Звіту в електронній формі він надсилається не пізніше закінчення останньої години дня, в якому спливає граничний строк подання Звіту, передбачений Законом);
на паперових носіях, завірених підписом керівника страхувальника та скріплених печаткою (за наявності), разом з електронною формою на електронних носіях інформації;
на паперових носіях, якщо у страхувальника кількість застрахованих осіб не перевищує п'яти;
надсилання поштою з повідомленням про вручення та з описом вкладення за умови, що у страхувальника кількість застрахованих осіб не перевищує п'яти.
У разі надсилання Звіту поштою страхувальник зобов'язаний здійснити таке відправлення на адресу відповідного фіскального органу не пізніше ніж за десять днів до закінчення граничного строку подання Звіту, передбаченого у розділі III Порядку.
Така звітність вважається поданою в день отримання відділенням поштового зв'язку від платника єдиного внеску поштового відправлення із звітністю.
При цьому у разі втрати або зіпсуття поштового відправлення чи затримки його вручення контролюючому органу з вини оператора поштового зв'язку такий оператор несе відповідальність відповідно до закону. У такому разі платник єдиного внеску звільняється від будь-якої відповідальності за неподання або несвоєчасне подання такої звітності.
Платник єдиного внеску протягом п'яти робочих днів з дня отримання повідомлення про втрату або зіпсуття поштового відправлення зобов'язаний надіслати поштою або надати особисто (на його вибір) контролюючому органу другий примірник Звіту разом з копією повідомлення про втрату або зіпсуття поштового відправлення.
Отже, відтепер звіт з ЄСВ можна надсилати поштою за умови, що у страхувальника кількість застрахованих осіб не перевищує п'яти та не пізніше ніж за десять днів до закінчення граничного строку подання звіту.
