Электронный документооборот в организации: примеры, схемы, этапы

С самого начала основания субъект хозяйствования, в зависимости от потребностей, взаимодействует с различными субъектами - это и государство, и бизнес - партнеры и контрагенты, и обычные потребители. Для идентификации информационного и экономического взаимодействия уже давно получили распространение термины, которые точно и ясно определяют тип взаимодействия.

Подробнее о каждом типе:

  • В2В (англ . business to business —  бизнес-бизнес. То есть, взаимоотношения между предприятиями;

  • B2G (англ. business-to-government) — бизнес - государство. Отношения между бизнесом и государством;

  • B2C (англ. business-to-consumer) — бизнес - потребитель. Термин означает коммерческие взаимоотношения с физлицом - «конечным» потребителем;

  • G2C (англ. government-to-consumer) — потребитель - государство. То есть, взаимоотношения между государством и физлицом - «конечным» потребителем;

  • C2C (англ. consumer-to-consumer) — потребитель - потребитель. То есть, коммерческие взаимоотношения физлица с физлицом.

Большинство субъектов хозяйствования  в своей коммерческой деятельности являются участниками взаимоотношений в рамках B2G, B2B, B2C. И вот в рамках таких взаимоотношений возникает вопрос:

“Как организован документооборот на вашем предприятии?”

С B2G на сегодня вопрос решен - почти на 100% внедрен электронный документооборот (ЭДО). Это связано с тем, что крупные, средние предприятия, ФЛП - плательщики НДС обязаны подавать всю отчетность в электронной форме. Все уже к этому привыкли и пользуются преимуществами ЭДО.

А вот по организации внешнего ЭДО с контрагентами и потребителями, то здесь почему-то до сих пор наблюдаются устаревшие бумажные отношения.

Проанализируйте, какому варианту ЭДО с контрагентами и потребителями отвечает Ваше предприятие:

1) Нет электронного документооборота.

2) Внутри предприятия внутренние бизнес-процессы уже автоматизированы (посредством внедрения информационных и учетных систем), но нет ЭДО с контрагентами.

3) Внедрен ЭДО как внутри предприятия, так и с контрагентами.

Межкорпоративный документооборот (электронная взаимодействие с контрагентами) набирает обороты в мире и может случиться, что завтра ваша фирма будет одна из последних, кто еще не перешел на ЭДО.

Электронный документооборот в организации: примеры, основные проблемы, схема внедрения

Электронный документооборот обеспечивает циркуляцию электронных документов, которые являются основой новой формой взаимодействия государства и общества. Однако каждый документ должен иметь установленный законодательством набор реквизитов, к которым относится, в частности, подпись – элемент, что подтверждает авторство документа. Функцию подписи в электронном документе выполняет электронно-цифровая подпись.

Приведенные этапы внедрения электронного документооборота являются объективно обусловленными как развитием информационных систем, так и готовностью учреждений к их внедрению.

Ввиду социально-образовательных и психологических факторов, такая последовательность внедрения электронного документооборота предупредит нерациональное использование материальных ресурсов учреждения, ускорит адаптацию работников к работе в новых условиях, как следствие возрастет эффективность обработки документов в учреждении.

При внедрении систем электронного документооборота отмечают следующие типичные ошибки:

– отсутствие предварительного обследования организации;

– разработка системы собственными силами;

– отсутствие предварительной (пилотной) эксплуатации;

– низкий уровень обучения сотрудников.

Организационные проблемы связаны, прежде всего, с человеческим фактором:

– недостаточной мотивацией сотрудников к работе с новой системой;

– низкий уровень компьютерной грамотности;

– ошибочное или неполное определение задач, которые должна решать система, при принятии решений о ее внедрении.

Компании, которые внедряют системы электронного документооборота, предлагают консалтинговые услуги. Предприятия прибегают к услугам консалтинговых компаний по следующим причинам:

– нехватка ресурсов (людей, времени, навыков, знаний)

– в период значительных изменений организация не имеет времени искать людей с новыми навыками или же обучать своих сотрудников; консультанты же и решают задачи, которые встают, и передают свои знания и навыки сотрудникам организации;

– помощь на временной основе. Консультанты могут привлекаться для анализа схем документооборота, других видов анализа и выработки рекомендаций без отвлечения от текущей деятельности сотрудников организации;

– независимый взгляд „со стороны”. Преимуществом консультанта является „свежий” взгляд и беспристрастность в ситуациях, когда сотрудники организации не могут быть объективными;

– обучение сотрудников через консультирование.

Эффективность внедрения систем электронного документооборота определяется следующими факторами:

1. Цена.

 2. Опасения ошибиться в выборе программного продукта. Хотя практически у каждой из систем есть хранилище и WorkFlow, реализуются они по-разному и в разной степени отвечают потребностям того или иного заказчика. Систему электронного документооборота можно проверить в режиме пилотного проекта.

3. Саботаж сотрудников. Систему управления электронным документооборотом можно считать только тогда успешно внедренной, если все пользователи охотно используют ее в повседневной работе.

Одним из путей преодоления проблемы „человеческого фактора” при внедрении систем электронного документооборота руководство организации часто считает принуждение сотрудников к работе с автоматизированной системой. Время-то у таких „вынужденных пользователей” создаются предпосылки к раскрытию потенциала к работе с системой.

Среда, 5 июня, 2019