Все чаще встречаются Фопы, которые имеют намерение пользоваться услугами других специалистов и при этом официально оформить трудовые отношения. Если специалист такой же ФЛП, то тут все просто — заключить договор о предоставлении услуг между ФОПами и оплачивать оплату за услуги на счет банка. А вот как быть если специалист не зарегистрирован как предприниматель и не желает регистрироваться?! Одним из официальных способов оформления таких трудовых отношений есть официальное трудоустройство специалиста как наемного работника.
В последнее время увеличился контроль госорганов за официальным трудоустройством работников и за нарушение условий пребывания работников в трудовых отношениях с ФЛП.
В этой статье попытаемся максимально доступно описать весь процесс работы с наемным работником — от принятия до увольнения. Материал очень важен, ведь за нарушение трудового законодательства юридические и физические лица — предприниматели, которые используют наемный труд, несут финансовую ответственность в следующих размерах:
- 30 минимальных зарплат за каждого работника, за следующие нарушения:
- фактический допуск работника к работе без оформления трудового договора;
- оформление работника на неполное рабочее время в случае фактического выполнения работы полное рабочее время;
- выплата заработной платы (вознаграждения) без начисления и уплаты единого взноса.
- 10 минимальных зарплат за каждого работника, за:
- несоблюдение минимальных государственных гарантий в оплате труда (например, за неоплату работы в ночное время, работу в выходной или праздничный день, сверхурочную работу и другие вопросы оплаты труда);
- 3 минимальные зарплаты, за следующие виды нарушений:
- нарушение установленных сроков выплаты заработной платы работникам, других выплат, предусмотренных законодательством о труде, более чем за один месяц,
- выплата их не в полном объеме.
- 10 минимальных зарплат за каждого работника за несоблюдение установленных законом гарантий и льгот работникам, которые привлекаются к выполнению обязанностей, предусмотренных законами Украины «О воинской обязанности и военной службе», «Об альтернативной (невоенной) службе», «О мобилизационной подготовке и мобилизации».
- 1 минимальная зарплата за нарушение других требований трудового законодательства, кроме предусмотренных выше.
Значит работодателю нужно уделить очень большое внимание относительно правильного оформления приказов о приеме работников на работу, поскольку за возможное признание недействительного приказа работодателю грозит штраф. Штрафы накладывает Управление Гоструда на основании вынесенных постановлений в ходе плановой или внеплановой проверки работодателя. Выполнение этих постановлений возлагается на Государственную исполнительную службу.
Итак, как правильно оформить сотрудника, чтобы не иметь проблем с законом и не получить штраф? Материала будет много, но вы уже убедились, что соблюдать нормы законодательства придется, поэтому начнем с самого начала.
Сначала нужно отметить, что согласно НКУ п. 4 ст. 291 ФОП на 2-й группе упрощенной системы налогообложения может иметь не более 10 наемных работников; ФОП на 3-й группе как и ФЛП на общей системе налогообложения — ограничений по количеству наемных работников не имеют.
Нормы законодательства о труде распространяются и на предпринимателя. Первичной учетной документацией являются: приказ о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска, табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (п.1.6 Инструкций по статистике количества работников, утвержденной приказом Госкомстата от 28.09.2005 г. № 286). Согласно данным документам необходимо составление штатного расписания. Поэтому сначала нужно составить штатное расписание и издать приказ на его утверждение. Штатное расписание следует менять при повышении заработной платы и изменении количества вакансий. Об утверждении нового штатного расписания опять же нужно издать приказ, в котором одновременно следует отметить, что предыдущее штатное расписание утратило свою силу. Поскольку ФЛП должен вести кадровую документацию, то ему еще нужно вести журнал учета приказов, в котором необходимо регистрировать все изданные им приказы.
Кадровая документация:
Работник может быть допущен к работе (зг. Ст. 24 Кзот) только после:
- оформления приказа о приеме на работу. Приказ оформляется на основе поданного работником заявления и работник обязательно должен быть с ним ознакомлен;
- сообщении органу ДФС хотя бы за один день до начала работы;
- заключении трудового договора. Трудовой договор с физическим лицом заключается в письменном виде (п.6 ч.1 ст. 24 Кзот). В трудовом договоре необходимо указать условия труда: размер должностного оклада, срок отпуска, график работы.
Для заключения трудового договора работник должен представить следующие документы:
- Трудовую книжку при наличии;
- Заявление о приеме на работу, в которой нужно указать должность, дату принятия, вид работы (основная, по совместительству и тому подобное);
- Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
- Идентификационный код;
- Документы об образовании (специальность, квалификация);
- Документ о состоянии здоровья;
- Другие документы (например, военный билет) в случаях, предусмотренных законодательством.
Оформление работника:
При принятии на работу ФЛП должен внести запись в трудовую книжку, если работник работает по основному месту работы.Часто предприниматели спрашивают, как быть с тем, что работнику нужно сначала пройти испытательный срок, поскольку не всегда можно с уверенностью сказать, что он 100% справится с поставленной задачей?! Однозначно работника нужно официально оформлять до начала работы, поскольку за допуск к работе без официального трудоустройства штраф в размере 30 минимальных зарплат . Вы можете в приказе указать, что работник принять на работу с испытанием, сроком на 3 месяца. Срок испытания не может быть больше 3-х месяцев, поскольку тогда это уже будет нарушением трудового законодательства (ст. 7 Кзот).
Итак, вы приняли на работу работника, что дальше?!
Согласно законодательству (ст. 115 Кзот и ст. 24 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.1995 г. № 108/95-ВР) заработная плата должна выплачиваться в рабочие дни два раза в месяц: аванс и основная выплата, через промежуток времени, не превышающий 16 календарных дней. Если выплата приходится на выходной день, то она должна быть произведена накануне. Предельные сроки выплаты зарплаты — не позднее 22 числа за первую половину текущего месяца и не позднее 7 числа следующего месяца — за вторую половину.
Если у вас работник работает на полную ставку, то его заработная плата не может быть ниже, чем установленный минимум. Работник может работать у вас на полставки или по совместительству. При выплате аванса или основной части зарплаты начисляется ЕСВ (единый социальный взнос) в размере 22% на сумму выплаты, и удерживаются НДФЛ (налог на доходы физических лиц) в размере 18% от суммы выплаты; в/с (военный сбор) в размере 1,5% . Следует отметить, что при наличии работника, который работает по совместительству, при этом он не имеет основной работы, или на неполную ставку — налоги рассчитываются от суммы выплаты, кроме ЕСВ. ЕСВ нужно платить с суммы не меньшей, чем размер установленной минимальной зарплаты. Исключением являются лишь тогда, когда работник имеет основную работу, на которой ему оплачивают из полной ставки ЕСВ у вас он работает по совместительству на неполную ставку. Тогда ЕСВ будет начисляться на сумму выплаты.
Работодателю необходимо вести следующие документы:
- Табель учета рабочего времени, где нужно указать количество отработанных дней, количество дней отпуска, больничных, без сохранения оплаты труда;
- Расчетную ведомость выплаты заработной платы, в которой нужно будет указать сумму начисленной заработной платы (аванса и основной части), отпуска, налогов;
- Платежные ведомости на выплату аванса и основной части зарплаты, в которых следует указывать суммы к выплате за минусом налогов.
Начисление заработной платы:
Заработную плату можно выплачивать или наличными и тогда нужно, чтобы работник расписался в платежной ведомости за полученную сумму, или путем зарплатного проекта, тогда работник получает выплату на платежную карточку.
Согласно трудовому законодательству работнику нужно предоставлять ежегодный отпуск не менее 24 календарных дней. Отпуск может предоставляться после отработки шести месяцев. На предоставление отпуска нужно издать приказ на основании заявления работника, которое работник должен написать не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска. С приказом работник должен быть ознакомлен, о чем должна быть сделана запись в приказе. Сумма отпускных рассчитывается по формуле: отпускные=средняя зарплата за 1 календарный день*количество календарных дней отпуска.
Средняя зарплата за 1 кал.день=выплаты за расчетный период/количество календарных дней в расчетном периоде. Количество календарных дней берут без учета праздничных дней. Расчетный период — это последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска (2 Порядка № 100). То есть если работник идет в отпуск в феврале., то расчетный период с февраля по январь следующего года - месяц выхода в отпуск и заработок за него не учитывается. Если же работник отработал меньше года, то средняя зарплата рассчитывается исходя из выплат за фактически отработанное время, начиная с 1-го числа месяца за месяцем принятия. Например, работник принят на работу 15.05, идет в отпуск с февраля следующего года года, расчетный период для него будет составлять с 01.06. по 31.01 следующего г.
В конце года работодатель не позднее чем до 05 января должна утвердить график отпусков и издать соответствующий приказ.
Если работник увольняется, он должен написать заявление об увольнении. Работодатель должен издать приказ об увольнении и внести соответствующую запись в трудовую книжку. Если работник не использовал дни отпуска полностью и не хочет идти в отпуск, то работодателю нужно выплатить расчетные отпускные. Расчетные отпускные рассчитываются как обычные. Только нужно правильно посчитать количество неиспользованных дней отпуска. Для этого примените следующий коэффициент: 24 дня отпуска / (365-11) = 0,068.
Например, работник был принят на работу с 27.09., уволен 15.01 следующего г. На этот период приходится 4 праздничные дни (14.10, 25.12, 01.01 и 07.01). Всего календарных дней в этом периоде 111. Количество дней отпуска составит: (111-4)*,0068=7,28. По правилу округления ( до 4-х округляем в меньшую сторону, после 5-ти — в большее) количество дней отпуска составляет 7 дней. Расчетный период берется с первого числа месяца после оформления на работу до первого числа месяца, в котором выплачивается компенсация (абз. 2 п. 2 Порядка № 100). То есть в нашем случае это с 01.10.. по 31.12.
Исходя из выше приведенного советую отправлять работника ежегодно в отпуск, поскольку при увольнении нужно будет выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск за весь период его работы.
В отношении отчетов, которые необходимо предоставлять при наличии наемных работников, это:
1. Приложение 4 по начислению и выплате ЕСВ (таблицы 1 и 6; 5-а таблица подается только в случае принятия, увольнения или перевода на другую должность работника). Данный отчет подается ежемесячно до 20-го числа за предыдущий месяц.
2. Отчет по форме 1-ДФ по начислению и выплате НДФЛ и военный сбор Данный отчет представляется ежеквартально — в течение 40 календарных дней после окончания квартала.
3. Кроме того в декларации плательщика единого налога нужно указывать количество наемных работников.
Нюансы:
1. Если средняя штатная численность наемных работников за год составляет от 8 до 25 человек, согласно ЗУ № 875 от 21.03.1991 г. «Об основах социальной защищенности инвалидов в Украине» работодатель должен трудоустроить 1 работника с инвалидностью. Если же этого не произошло в течение года, то работодатель должен оплатить административно-хозяйственные санкции в размере 50% средней годовой зарплаты штатного работника. Однако ставка ЕСВ в размере 8,41% для работника с инвалидностью в ФОП не применяется.
2. Штатное расписание менять не нужно если у вас уволился работник. Возможно позже на его место вы возьмете нового. А вот если, например, у вас было в штате 2 менеджера, вы хотите взять 3-го, то нужно менять штатное расписание — добавлять еще одну вакансию. При каждом изменении штатного расписания необходимо издавать приказ, который необходимо вносить в журнал регистрации приказов. Принятию работника на новую вакансию должна предшествовать издание приказа об изменении штатного расписания.
3. Должности в приказах, штатных расписаниях, трудовых книжках, заявлениях и табелях нужно указывать согласно классификатору профессий: buhgalter.com.ua/...iy/klasifikator-profesiy Поскольку эти данные указываются в приложении 4.
4. Некоторые предприниматели оформляют сотрудников по договорам ГПХ, однако надо быть очень осторожными, чтобы ваш договор ГПХ не трактовали как трудовой. И тогда вам грозит штраф в сумме 30 минимальных зарплат.
Источник: https://dou.ua/forums/topic/26007/
