В Кзот планируют добавить норму, которая позволит составлять документы кадрового учета не только в бумажной, но и в электронной форме (по собственному выбору). 6 декабря ВРУ был принят во II чтении законопроект №2260. По пояснительной записке сказано, он разработан в связи с необходимостью приведения положений некоторых законов Украины в соответствие к Закону 10.12.2015 №889-VIII «Про державну службу», и усовершенствования электронной формы коммуникации между гражданами, институтами гражданского общества и государственными органами. Этим законопроектом в Кзот должны ввести новую ст. 5, которая вводит и описывает что такое письменная форма документа и зачем она применяется в трудовом законодательстве.
Письменная форма документа
Письменной формой документа будет считаться документ, созданный в бумажной или электронной форме (в том числе в автоматическом режиме) с соблюдением требований Законов "Об электронных документах и электронном документообороте" и "Об электронных доверительных услугах", составление и/или предоставление, и/или направление которого предусматривается Кзот.
Посмотрим, на что повлияет такое новое определение .
Электронный трудовой договор
На сегодня в. 24 Кзот предусмотрены случаи, в которых заключается трудовой договор в письменной форме. Соблюдение письменной формы (т. е. составление документа под названием «трудовой договор» или даже «трудовой контракт») является обязательным в следующих ситуациях:
1) при организованном наборе работников;
2) при заключении трудового договора о работе в районах с особыми природными географическими и геологическими условиями и условиями повышенного риска для здоровья;
3) при заключении контракта;
4) в случаях, когда работник настаивает на заключении трудового договора в письменной форме;
5) при заключении трудового договора с несовершеннолетним (статья 187 Кзот);
6) при заключении трудового договора с физическим лицом (имеется в виду, когда физлицо является работодателем);
7) в других случаях, предусмотренных законодательством Украины.
Во всех других случаях работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением работодателя.
Поэтому получается, что в случае принятия законопроекта №2260 с работниками можно будет заключать письменные трудовые договоры в электронном виде. Но для этого ЭЦПдолжна быть не только руководителя предприятия, но и вновь принятого работника. Ведь договор подписывается как работодателем, так и работником.
Получить ЭЦП можно в следующих центрах сертификации ключей
Электронная кадровая документация
Поскольку ст. 5 Кзот вводится для всех видов письменных документов, которые упоминаются в Кзот, то в электронном виде со дня вступления в силу законопроекта № 2260 можно будет составлять:
- все кадровые приказы и распоряжения (в частности, о приеме на работу работников или их увольнении, командировке, предоставлении и переносе отпусков, переводе на другую должность и т. п);
- все заявления от работников (в частности, о приеме на работу и увольнении, о предоставлении отпусков и материальной помощи и т. п.). При нарушении трудовой дисциплины работники с ЭЦП смогут предоставлять письменные пояснения в электронном виде;
- остальные документы, для которых Кзот предусматривает письменную форму (например, уведомление работника о окончательный расчет при увольнении или договор о полной материальной ответственности).
Обратите внимание! Чтобы ввести такой электронный документооборот, нужно, чтобы все работники имели ЭЦП. Поэтому, скорее всего, даже те, кто захочет составлять все кадровые документы исключительно в электронном виде, вряд ли смогут это сделать. Поэтому часть документов будет иметь электронную форму, а часть – будет состоять в бумажной.
Заметим, что новое правило относительно электронного документооборота является правом для работодателей, а не их обязанностью. То есть бумажная форма кадровых документов остается актуальной и в дальнейшем.
По материалам: news.dtkt.ua
