Одним з документів первинного обліку товарно-матеріальних цінностей та їх відпуску на сторону в Україні є Видаткова накладна, для якої встановлено спеціальну форму. Документ є бланком суворої звітності та застосовується підприємствами всіх форм власності та індивідуальними підприємцями при передачі будь-яких товарів на оплатній основі або в разі необхідності переміщення товарів всередині підприємства, наприклад, між складами або зі складу в пункти продажу або їх повернення з магазину на склад.
Важно! Треба зазначити, що хоть це термін і вживається часто, але бланка документа з такою назвою не має! Офіційно наявна лише накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (форма М-11) з наказу Мінстату від 21.06.1996 № 193.
Термін "Видаткова накладна" поширився серед бухгалтерів через поширене використання програми 1С: Бухгалтерія, де є така назва. Зазначимо, що звичайну видаткову накладну часто складають у довільній формі.
Завантажити бланк видаткова накладна (Excel)
Видаткова накладна БЛАНК (doc)
Видаткова накладна ЗРАЗОК (doc)
Оформлення видаткової накладної виконується особами, відповідальними за складський облік або облік товарно-матеріальних цінностей у місці їх реалізації (у магазині, при виносній/виїзній торгівлі) для відпуску товарів третім особам (у тому числі юридичним та фізичним). Деякі індивідуальні підприємці використовують видаткову накладну замість товарного чека, однак така практика не є правильною, так це документ не підміняє товарний чек, правила оформлення якого регулюються самостійною нормативною базою.
Бланк має мінімальну кількість пунктів, обов'язкових до заповнення. До таких належать:
* Номер і дата оформлення накладної;
* Реквізити Постачальника (Найменування, код ЄДРПОУ, тел./факс).
* Найменування одержувача.
Якщо товар відпускається через представника одержувача, обов'язково необхідно вказати відомості про довіреність, із зазначенням ким вона видана, на кого оформлена (П.і. б. особи, яка отримує товар, номер і дата видачі довіреності). Це перша група відомостей, які обов'язково повинні бути вказані в такій накладній.
Друга група відомостей стосується безпосередньої інформації про товар, що відпускається:
- Найменування,
- Одиниця вимірювання,
- Кількість,
- Ціна,
- Загальна сума.
У цьому ж розділі вказується сумарна вартість відпущених товарно-матеріальних цінностей всіх найменувань окремо прописом і цифрами. Обов'язковою частиною видаткової накладної є підписи осіб, які відпустили та прийняли товар.
Видаткову накладну треба складати в 2-х екземплярах - один передається покупцю (в бухгалтерію для подальшого оприбуткування ТМЦ), а другий - залишається у продавця.
