Для того, чтобы отправить электронный отчет, например в налоговую, нужно вначале подписать его с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП) . Это необходимо для того, чтобы удостоверить лицо, в терминологии эцп - адресанта, который отправляет отчет. Использование электронной цифровой подписи требуется также фиксации точного времени отправки документа электронной бухгалтерской отчетности.
Любой пользователь программ электронной отчетности (например, Арт звит плюс или IFIN) знает, что после отправки отчета в ответ приходят квитанции - они еще называются "Повідомлення".
Согласно «Инструкции по подготовке и представлению налоговых документов в электронном виде средствами телекоммуникационной связи», утвержденной приказом ГНС Украины от 10.04.2008 г.. № 233, первая квитанция является подтверждением о доставке его налоговых документов в электронной форме в контролирующий орган средствами телекоммуникационной связи.
Эта квитанция направляется контролирующим органом на электронный адрес налогоплательщика, с которой было отправлено налоговую отчетность.
Второй экземпляр первой квитанции в электронной форме хранится в органе ДФС. В случае если на электронный адрес налогоплательщика не поступила первая квитанция, налоговый документ считается не полученным.
О том, что документ принят в базу данных сообщает вторая квитанция, которая приходит в электронном виде в текстовом формате.
Вторая квитанция содержит:
- реквизиты принятого налогового документа в электронной форме
- соответствие налогового документа в электронной форме утвержденному формату (стандарта) электронного документа
- результаты проверки ЭЦП
- информацию о налогоплательщике
- дата и время приема
- регистрационный номер
- налоговый период, за который подается налоговая отчетность
- данные об отправителе квитанции.
Второй экземпляр второй квитанции в электронном виде хранится в органе ДФС.
Как узнать принята ли электронная отчетность?
Итак, следует ожидать две квитанции.
Первая квитация сообщает информацию о том, что отчет составлен корректно, бланк соответствует последней форме. Вторая квитанция приходит позже от 2 часов до 1 дня ожидания. В ней сообщается принят отчет "ДОКУМЕНТ ПРИЙНЯТО" или не принят "ДОКУМЕНТ НЕ ПРИЙНЯТО". Если документ не принят нужно выяснять по какой причине и отправлять отчет заново.
Однако, бывают ситуации, когда первая квитанция не приходит. Если на электронный адрес налогоплательщика не поступила первая квитанция, то налоговый документ считается не полученным.
Согласно Письму от Міндоходів от 06.08.2013 г. № 8327/6/99-99-18-06-05-15" получение первой квитанции является подтверждением передачи налогоплательщику налоговых документов в электронном виде в Миндоходов. Эта квитанция направляется территориальными органами Миндоходов на электронный адрес налогоплательщика, с которого была отправлена налоговая отчетность.
Второй экземпляр первой квитанции в электронном виде хранится в территориальном органе Миндоходов.
Получении квитанций в программах электронной отчетности происходит автоматически. Например, для того, чтобы получить квитанции в программе Арт звит плюс нужно при настройке предприятия указать почтовый ящик, с которого будут отправляться отчеты и приходить квитанции.
